Oszczędna flota okiem Szefa Sprzedaży

Oszczędna flota okiem Szefa Sprzedaży

Moi drodzy handlowcy, moja droga flota

Czego potrzebuje szef sprzedaży, aby jednoznacznie rozstrzygnąć, czy stwierdzenie „moi drodzy handlowcy” lub „moja droga flota” odnosi się do wyjątkowych zasług albo nadmiernych kosztów? Faktów! A tak naprawdę – uporządkowanych faktów.

Zarządzanie mobilnym działem handlowym to dla menedżera trudne zadanie. Wszystko dzieje się „poza nim” – handlowcy są „gdzieś w terenie”, samochody są „gdzieś w trasie”. Jeśli obraz ich działania powstaje w oparciu o dane pochodzące z raportów z wizyt handlowych, kart paliwowych, zestawień godzin pracy – jest niepełny. Informacje mogą nie odpowiadać rzeczywistości i prawie zawsze są dostępne z opóźnieniem. Chyba, że zarządzający ma wsparcie nowoczesnego systemu lokalizacyjnego. Chyba że menedżer ma wsparcie nowoczesnego systemu lokalizacyjnego.

Lekarstwo na efektywność

Ideą systemu do zarządzania pojazdami i mobilnymi pracownikami opartego na technologiach GPS i GSM jest przekazywanie informacji bezpośrednio z pojazdów osobom, które nadzorują ich wykorzystanie. W najprostszym tłumaczeniu polega to na ustalaniu pozycji samochodu dzięki zamontowanemu w nim modułowi GPS i przesyłaniu, siecią telefonii komórkowej, danych o pojazdach. Funkcjonalność takich rozwiązań nie ogranicza się do zastosowań tak podstawowych jak odwzorowanie pozycji pojazdu na cyfrowej mapie. Pozwalają one analizować i kontrolować bardzo wiele parametrów. Do najczęściej wykorzystywanych funkcji należy rejestrowanie czasu pracy, zużycia paliwa, tankowań, wykonywanych tras, prędkości oraz nadzorowanie liczby i czasu wizyt handlowych.

Systemy lokalizacyjne są wykorzystywane w przedsiębiorstwach wszystkich branż, ale szczególnie cenią je menedżerowie zarządzający przedstawicielami handlowymi wyposażonymi w samochody osobowe i dostawcze. Tu łączą funkcję kontrolne nad flotą z nadzorowaniem zespołu pracowników. Bez względu jednak na branżę, w której działa firma, cele stosowania systemu monitorowania są bardzo podobne. Wszystkim, w pierwszej kolejności, zależy na oszczędnościach.

Profil przedsiębiorstwa

Branża: Handel i dystrybucja
Województwo: Mazowieckie
Rodzaj floty: Samochodowy osobowe
Wielkość floty: 170 pojazdów

Dane przed wdrożeniem systemu zarządzania flotą pojazdów:

Miesięczny przebieg jednego pojazdu: 4500 km
Średnie zużycie paliwa jednego pojazdu: 7,8 l / 100km
Kalkulacja dla jednego pojazdu ( 4500 km ) x ( 7,8 / 100 km ) x ( 4,3 zł / 1 l paliwa ) = 1509,30 zł

Dane po wdrożeniu systemu zarządzania flotą pojazdów:

Koszt wdrożenia systemu ( abonament + dzierżawa urządzenia + montaż ): 55 zł / mies.
Zmniejszenie przebiegów: 11%
Redukcja zużycia paliwa: 9,5%
Miesięczny przebieg jednego pojazdu: 4005 km
Średnie zużycie paliwa jednego pojazdu: 7,05 l / 100km
Kalkulacja dla jednego pojazdu ( 4500 km – 11% ) x ( 7,8 l /100km – 9,5% ) x 4,3 zł = 1214,11 zł

Koszt przed wdrożeniem systemu   1509,30 zł
Koszt po wdrożeniu systemu            1214,11 zł
Koszt wdrożenia systemu                  55,00 zł
___________________________________________
Oszczędność Klienta                   240,19 zł

Oszczędności po wdrożeniu systemu zarządzania flotą pojazdów:

Miesięczna oszczędność Klienta dla jednego pojazdu: 240,19 zł
Roczna oszczędność Klienta dla jednego pojazdu: 2882,28 zł

Miesięczna oszczędność Klienta dla całej floty pojazdów: 40 832,30 zł
Roczna oszczędność Klienta dla całej floty pojazdów: 489 987,60 zł

( Powyższa kalkulacja oparta została o średnie wartości możliwych do uzyskania przez Klienta oszczędności, wynikających z wdrożenia systemu do zarządzania flotą pojazdów, które mogą oscylować między 5% – 20% w zależności od wykorzystywanych funkcjonalności systemu )

Efektywność pracy = realizacja planów sprzedażowych

Od czego zależy osiąganie planowanych wyników sprzedażowych? Przede wszystkim od tego, ile i jak się pracuje. Obecne systemy raportują, ale również na bieżąco monitorują, o której godzinie handlowiec rozpoczyna prace, rejestrują każda pokonana przez niego trasę i wszystkie wizyty handlowe. Bezpośrednio wykorzystują bazę obecnych i potencjalnych klientów, pomagają efektywnie przygotować przydział dla konkretnych handlowców i na bieżąco raportować ich prace. To cenna dla menedżera sprzedaży wiedza, umożliwiająca określenie i analizę wielu wskaźników efektywnościowych KPI.

Korzyści z wdrożenia zintegrowanego systemu do zarządzania mobilnymi zasobami firmy:

  • Zmniejszenie kosztów
  • Obniżenie wydatków na paliwo
  • Niższe koszty komunikacyjne
  • Mniejsze przebiegi
  • Mniejsze zużycie i koszty napraw pojazdów
  • Zwiększenie efektywności
  • Wzrost liczby wykonanych zadań
  • Skrócenie czasu wykonania zadań
  • Zmniejszenie przestojów
  • Optymalizacja zadań
  • Nadzór nad mobilnymi handlowcami
  • Automatyzacja raportowania
  • Analiza i ocena wydajności pracy
  • Weryfikacja danych z kart paliwowych
  • Zwiększenie bezpieczeństwa

Aby wyciągnąć właściwe wnioski z raportów sprzedażowych i porównać wyniki sprzedaży w różnych okresach, rejonach, grupach czy dla poszczególnych handlowców, należy przeanalizować:

  • Jaka jest realna liczba wizyt u obecnych klientów, a jaka u potencjalnych?
  • Ile trwa efektywna prezentacja naszej oferty, a ile wizyta w celu utrzymania dobrych relacji?
  • Ile wizyt potrzeba w celu pozyskania klienta?
  • Jak często odwiedzamy obecnego klienta?
  • Ile realnie trwa dzień pracy handlowca, ile z tego spędza w biurze, na wizytach, w trasie?

Powyższe informacje są bezcenne dla dobrej analizy naszego działu sprzedaży zanim tradycyjnie ugrzęźniemy w niedoskonałości naszej oferty.

Automatyczny alerty

System umożliwia też pełną kontrolę nad właściwym wykorzystaniem samochodów – eliminuje „lewe kursy” i wykorzystanie pojazdów do celów niezgodnych z interesem firmy. Użytkownik może ustawić automatyczne alerty w przypadku przekroczenia określonych parametrów jak opuszczenia wyznaczonych stref czy zbyt długich postojów. Daje to ogromne możliwości niemal natychmiastowego podjęcia działań neutralizujących skutki niekorzystnych dla interesu firmy zdarzeń. System lokalizacyjny umożliwia też prowadzenie precyzyjnej ewidencji i rozgraniczenia jazd w celach służbowych i prywatnych. Analiza generowanych z systemu raportów pozwala ocenić wykorzystanie firmowej floty pojazdów i podjąć stosowne decyzje dotyczące zakresu wykorzystania samochodów przez pracowników.

Moduł Analizy Statystycznej

Obrazowanie procesów zachodzących w przedsiębiorstwie jest wielkim ułatwieniem w podejmowaniu właściwych decyzji wykraczających poza bieżące zarządzanie. Moduł Analizy Statystycznej przetwarza olbrzymie zbiory danych w gotowe wnioski. Prezentuje informacje w formie czytelnych wykresów systematyzujących procesy zachodzące w firmie. Pozwala zaobserwować trendy związane z poszczególnymi składnikami ponoszonych kosztów i elementami składającymi się na sumę efektów – paliwem, przebiegami, czasem i wydajnością pracy, liczbą wizyt handlowych itp. Pozwala analizować je w różnych okresach: miesięcznych, kwartalnych, rocznych lub z kilku kolejnych lat. Istnieje możliwość wyboru danych dla poszczególnych pojazdów, osób, ich grup lub całej organizacji.
Korzystając z raportów można szybko analizować jednostkowe koszty floty i zestawić je z osiąganymi wynikami sprzedażowymi. System dostarcza dane pomocne w podjęciu decyzji o ewentualnym skorygowaniu nieefektywnych założeń współpracy z klientem, liczby wizyt, zasięgu działania podziału rynku na sektory czy optymalizacji tras.

Analiza stylu jazdy

Dobry kierowca potrafi zmniejszyć spalanie bez wydłużania czasu podróży, a przy pomocy modułu Analizy Stylu Jazdy ograniczenie zużycia paliwa o 10% nie jest trudne. W skali firmy, której flota pokonuje miliony kilometrów, oznacza to zaoszczędzone setki tysięcy złotych. Na podstawie danych z pojazdu, system tworzy profil konkretnego kierowcy. Monitoruje pracę hamulca, wychylenia pedału przyspieszenia, rozkłady prędkości i obrotów. Wskazuje, czy do wytracenia prędkości używany jest silnik i w jaki sposób kierowca pokonuje zakręty. Dane są zestawiane w raporty, które stanowią podstawę do premiowania właściwych i eliminacji niepożądanych nawyków u kierowców.

Kryteria wyboru systemu

Przy wyborze konkretnych rozwiązań polscy przedsiębiorcy najczęściej kierują się niską ceną. Brakuje im oceny perspektywicznej i dogłębnej analizy potencjału przyszłych korzyści. Przy wyborze systemu za istotne kryteria należy uznać:

  • zakres oferty,
  • liczbę i zaawansowanie funkcjonalności systemu,
  • czas trwania umowy,
  • koszty wejścia,
  • koszty wdrożenia.

Trzeba rozstrzygnąć zalety lub wady dostępności usługi:

  • Czy mamy do czynienia z narzędziem online, które nie wymaga instalacji, czy instalowanym rozwiązaniem desktopowym?
  • Czy jest dostępna wersja mobilna lub dodatkowe aplikacje wspierające pracę fleet managerów, kierowców lub administratorów floty? Czy są to opcje dodatkowo płatne?
  • Jak zorganizowana jest obsługa klienta, help desk i szkolenia?
  • Co z dostępnością sieci montażowej?
  • Czy dostawca zapewnia serwis mobilny?

Kontrola liczby faktycznie odbytych spotkań handlowych

Jak ważne jest to żeby handlowcy odbywali określoną liczbę spotkań? W realizacji celów działu handlowego liczba spotkań odbytych przez handlowców stanowi jeden z ważniejszych czynników znajdujący odzwierciedlenie w wynikach sprzedaży. System pozwala rozliczać pracowników z realizacji planu i odbytych spotkań. Służą temu np.
raporty z wizyt handlowych.

Optymalizacja tras i harmonogramów pracy i wizyt u klientów

System umożliwia lepszą organizację pracy handlowców – zwiększa sprawność i efektywność działania – zarabia na tym nie tylko firma, ale też handlowiec.
Porównywanie wyników sprzedaży z odbytą liczbą wizyt handlowych w danym okresie (raporty z wizyt w punktach użytkownika) wraz z analizą jakościową kontaktów handlowych pozwalają korygować cele sprzedażowe oraz cele stawiane przed handlowcem.

Ewidencja jazd służbowych i prywatnych

Analiza raportów wygenerowanych z systemu pozwala ocenić eksploatację samochodów służbowych i podjąć stosowne decyzje dotyczące zakresu ich wykorzystania przez pracowników. Raporty z przebiegów służbowych i prywatnych, generowane automatycznie, są faktycznym źródłem wiedzy dla działu finansowego, księgowości czy działu administracji oraz dla samego pracownika.

Systemy lokalizowania pojazdów GPS zapewniają nie tylko konkretne oszczędności związane z eksploatacja floty. Umożliwiają również podejmowanie strategicznych decyzji dotyczących działu handlowego czy strategii sprzedaży, dzięki gromadzonym danym i możliwości ich porównywania, dlatego warto przeanalizować dostępne na rynku oferty pod kątem nie tylko ceny, ale również dostępnych funkcjonalności i serwisu, które zapewnia dostawca.


Autor: Marek Kujawiński

Członek Zarządu Finder S.A.
Posiada blisko 20 – letnie doświadczenie potwierdzone licznymi sukcesami w tworzeniu i zarządzaniu sprzedażą w segmencie B2B.